Liikearkistoyhdistys ry:n säännöt
1 § Yhdistyksen nimi ja kieli
Yhdistyksen nimi on Liikearkistoyhdistys ry (LAY), ruotsiksi Näringslivets Arkivförening rf, englanniksi voidaan käyttää epävirallista nimeä Finnish Business Archives Association ja sen kotipaikka on Helsinki. Yhdistyksen kieli on Suomi, mutta jokaisella jäsenellä on oikeus esittää asiansa myös ruotsiksi tai englanniksi.
2 § Yhdistyksen tarkoitus
Yhdistyksen tarkoituksena on kehittää yhteisöjen asiakirjahallintaa, arkistotointa, tietojen hallintaa ja tietopalvelua. Yhdistyksen päämääränä on edustaa alan korkeinta asiantuntemusta Suomessa ja toimia niin, että jäsenyhteisöjen asiakirjahallinto on hyvin hoidettu. Päätoimintamuodot:
– koulutustilaisuuksien, seminaarien ja muiden jäsentapahtumien järjestäminen
– tiedotus- ja julkaisutoiminta
– yhdistyksen toiminta-alan tutkimuksen edistäminen
– alan kehittäminen verkostoitumalla sekä kansallisten että kansainvälisten sidosryhmien kanssa
3 § Yhdistyksen jäsenet
Yhdistyksessä on yhteisö- ja henkilöjäseniä. Henkilöjäseneksi hallitus hyväksyy sellaisen henkilön, joka on kiinnostunut edistämään yhdistyksen toimintaa.
Yhteisöjäseneksi hallitus voi valita oikeuskelpoisen yhteisön tai säätiön, joka toimii yhdistyksen hyväksi.
Yhdistyksellä voi olla kunniajäseniä. Kunniajäseneksi hallitus voi valita henkilön, joka pitkäaikaisesti ja ansiokkaasti on toiminut yhdistyksen hyväksi.
Jäsen voidaan hallituksen päätöksellä erottaa yhdistyksestä, milloin jäsen kehotuksesta huolimatta jättää erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai toimii yhdistyksen tarkoitusperien vastaisesti tai muulla tavalla yhdistystä vahingoittavasti.
4§ Yhdistyksen kokoukset ja toimielimet
Yhdistyksen päättävä elin on yhdistyksen kokous eli vuosikokous, joka pidetään viimeistään maaliskuussa.
Kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
– edellisen tilivuoden toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastus
– tilinpäätöksen vahvistaminen
– vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
– yhdistyksen toimintasuunnitelma ja talousarvio kuluvalle vuodelle
– yhden (1) tilintarkastajan ja hänen varahenkilön valinta
– yhden (1) toiminnantarkastajan ja hänen varahenkilön valinta
– hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta seuraavaksi kalenterivuodeksi
– hallituksen muun kuuden (6) jäsenen valinta seuraavaksi kalenterivuodeksi
– muut kokouskutsussa mainitut asiat
Yhdistyksen ylimääräinen kokous pidetään silloin, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun vähintään 1/10 äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti hallitukselta vaatii ja samalla ilmoittaa kokouksessa käsiteltävät asiat. Yhdistyksen asiasta vastaa yhdistyksen kokouksessa valittu hallitus. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta ja on päätösvaltainen, kun jäsenistä vähintään puolet on paikalla puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna. Mahdollisessa äänestystilanteessa äänten mennessä tasan, ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni.
Hallituksen tehtävänä on
– toimia aktiivisesti yhdistyksen toiminta-ajatuksen toteuttamiseksi
– järjestää yhdistyksen kokoukset
– toimeenpanna yhdistyksen kokousten päätökset
– laatia yhdistyksen toimintasuunnitelma ja talousarvio yhdistyksen kokoukselle esitettäväksi
– huolehtia siitä, että tilit ja toimintakertomus on 7 §:ssä määrättynä ajankohtana tilintarkastajalle toimitettu
– valita yhdistyksen sihteeri ja muut tarpeelliset toimihenkilöt, määrätä heidän tehtävänsä ja
– valvoa heidän toimintaansa,
– hoitaa yhdistyksen rahavaroja ja muuta omaisuutta
– päättää maksettavista palkkioista ja korvauksista
– ylläpitää yhdistyksenjäsenrekisteriä
– muut hallitukselle kuuluvat asiat.
5 § Jäsenmaksu
Yhdistyksen vuosikokous päättää jäsenmaksusta kuluvalle kalenterivuodelle. Kunniajäsenet ovat vapautetut jäsenmaksuista. Kunniajäsenellä on yhdistyksessä henkilöjäsenen oikeudet.
6 § Nimenkirjoitusoikeus
Yhdistyksen nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja yksin tai varapuheenjohtaja yhdessä hallituksen siihen valtuuttaman muun henkilön kanssa.
7 § Yhdistyksen tilikausi ja tilinpäätös
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätöksen on oltava valmiina seuraavan kalenterivuoden helmikuun loppuun mennessä.
8 § Yhdistyksen kokouskutsu
Yhdistyksen kokous kutsutaan koolle vähintään 10 päivää ennen kokousta lähetettävällä kirjallisella ilmoituksella.
9 § Äänestäminen
Kokouksissa on jokaisella jäsenellä yksi ääni. Yrityksen ja yhteisön äänivaltaa käyttää sen edustaja. Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä, ellei päätös koske yhdistyksen sääntöjen muuttamista tai yhdistyksen purkamista, jolloin vaaditaan, että vähintään kaksi kolmannesta kaikista äänestyksessä annetuista äänistä kannattaa päätöstä ja että yhtäpitävä päätös tehdään kahdessa perättäisessä vähintään yhden kuukauden väliajoin pidettävässä kokouksessa. Äänten mennessä tasan kokouksen puheenjohtajan ääni ratkaisee.
10 § Muut kohdat
Yhdistys voi vastaanottaa yhdistyksen toimintaa tukevia lahjoituksia tai testamentteja. Muissa kohdin noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä.
11 § Yhdistyksen purkautuminen
Jos yhdistys purkautuu, luovutetaan sen jäljelle jääneet varat sellaiselle rekisteröidylle yhdistykselle tai säätiölle, jonka toiminta lähinnä vastaa yhdistyksen toiminnan tarkoitusta.
12§ Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.
