Kaikki kirjoittajan admin artikkelit

Asiakirjahallinnon peruskurssi

Liikearkistoyhdistys järjestää maaliskuussa 2023 Asiakirjahallinnon peruskurssin verkko-opetuksena Teamsin kautta. Koulutus pidetään kahtena peräkkäisenä maanantaina, 6.3. ja 13.3.2023.

Ohjelma:

Maanantai 6.3.2023

9.00: Asiakirjahallinnan merkitys, terminologia sekä asiakirjahallintaa ohjaavat lait ja standardit, Hanna Salminen

10.30: Tauko

10.45: Harjoitustehtävä, Hanna Salminen

12.00: Lounastauko

13.00: Asiakirjahallinto yksityisellä sektorilla, liiketoiminnan vaatimukset, kansainvälinen toimintaympäristö asiakirjahallinnon näkökulmasta, Mikko Hyvärinen

14.30: Ensimmäisen päivän päätös

Maanantai 13.3.2023

9.00: Digitaalinen pitkäaikaissäilytys ja sen haasteet, Iiris Kivelä

10.15: Tauko

10.30: Fyysisten arkistojen hallinta, arvonmääritys ja seulonta, järjestäminen ja luettelointi, Olli Alm

12.00: Lounastauko

13.00: Asiakirjojen digitointi, sähköinen arkistointi, metatiedot, Janne Ridanpää

14.30: Toisen päivän päätös

Iiris Kivelä toimii ylitarkastajana Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelussa (SAPA). Iiris ohjaa valtionhallinnon viranomaisten digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen siirtoja sähköisen arkistoinnin palveluun sekä osallistuu SAPA-palvelun ja -alustan kehitystyöhön. Aikaisemmin hän on työskennellyt mm. Kelassa arkistointipalvelujen tuoteomistajana ja Suomen Pankissa analogisen arkiston konservointiprojektissa. Iiriksellä on myös kokemusta kv-organisaation asiakirja- ja dokumentinhallinnasta ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän käyttöönottoprojektista.

Hanna Salminen työskentelee Patria Oyj:n konsernihallinnossa tiedonhallinnan kehitystehtävissä. Senior IT Application Specialistina hänen tehtäviinsä kuuluu konsernin yhteisen dokumentinhallinnan kehittäminen liiketoiminta- ja käyttäjälähtöisesti sekä pääkäyttäjätehtävät. Ennen Patriaa Hanna työskenteli yli kymmenen vuotta valtionhallinnossa tiedonhallinnan asiantuntijana puolustushallinnossa ja viimeisimmäksi Sisäministeriössä. Tiedonhallinnan asiantuntijana Hanna on perehtynyt mm. tietoturvallisuusvaatimuksiin, toimintaprosessien kehittämiseen ja asiakirjojen elinkaarihallintaan. Lisäksi Hanna on toiminut erilaisissa järjestelmäkäyttöönotoissa asiantuntijana ja projektipäällikkönä.

Mikko Hyvärinen on dokumentinhallinnan ja arkistoinnin asiantuntija Metsä Groupissa, jonne hän siirtyi vuonna 2021 kahdentoista Nokia-vuoden jälkeen. Mikolla on vuosia havainnoinut kansainvälistä liiketoimintaa harjoittavien yritysten arkistointikäytäntöjä sekä tiedonhallintaa yleisellä tasolla. Isot sähköisten ja paperisten kokoelmien seulonnat ovat Mikolle hyvin tuttuja projekteja kuten myös yrityskauppoihin liittyvät aineistojen migroinnit ja arkistoidun aineiston käyttöoikeuksien määrittäminen.

Olli Alm toimii Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa tietopalvelu- ja kehittämispäällikkönä. Hänen vastuullaan on mm. järjestämis-, luettelointi- ja digitointityön ohjaaminen sekä tietopalvelu. Aikaisemmin hän toimi tiiminvetäjänä Suomen suurimmassa asiakirjojen järjestämishankkeessa – Sota-arkistoprojektissa.

Janne Ridanpää toimi tutkijana Helsingin Sanomain Säätiön ylläpitämässä Päivälehden arkistossa. Hänen tehtäviinsä kuuluvat muun muassa asiakirjojen järjestäminen, luettelointi, digitointi ja sen valmistelu sekä asiakaspalvelu ja muu sidosryhmätyö. Janne on työskennellyt arkistoalalla vuodesta 2012 lähtien. Päivälehden arkisto on päätearkisto, jo tallentaa Sanoman, sen edeltäjien, yhtiön kustantamien lehtien ja omistajasukujen aineistoja.

Hinta: jäsenille 300 € ja muille 400 €. +24 % alv. Hintaan sisältyy Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? -kirja, joka postitetaan osallistujille etukäteen.

Peruutusehdot: Osallistumisen voi peruuttaa maksutta 7 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitetaan 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitetaan koko osallistumismaksu. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.

Ilmoittautuminen:

    * pakollinen kenttä

    Lisätietoja
    (Tässä voi kertoa mahdolliset ennakkokysymykset kouluttajille tai antaa vaikka laskutusohjeita)

    Sopimustenhallinnan teemapäivä

    Liikearkistoyhdistys järjestää tiistaina 29. marraskuuta teemapäivän sopimustenhallinnasta. Tapahtuma järjestetään Helsingissä Mikonkadun Radisson Blu Plazassa klo 10 – 16. Tapahtumaan on mahdollista osallistua myös etäyhteyksin Teamsin kautta.

    Alustava ohjelma:

    9.30 – 9.55 Ilmoittautuminen ja kahvi

    9.55 – 10.00 Alkusanat järjestäjän puolesta

    10.00 – 10.45 Marita Willman – Mikä on sopimus ja sopimustenhallinta – mistä siinä on kysymys?

    10.45 – 11.30 Janne Jokinen – Senaatti-kiinteistöt ja sopimustenhallintanäkökulman muutos – allekirjoituksen jälkeistä vai jo allekirjoitusta edeltävää sopimustenhallintaa? (post-sign / pre-sign)

    11.30 – 12.30 Lounas

    12.30 – 13.15 Juhani Heikkilä, Zefort – Digitaalisten apuvälineiden käyttö ja hyödyt sopimustenhallinnassa

    13.15 – 14.00 Hanna Salminen – Patrian sopimustenhallinta

    14.00 – 14.20 Kahvi

    14.20 – 15.05 Jonna Lintala – Hyvinvointialueen sopimustenhallinta

    15.05 – 15.50 Marita Willman – Sopimustenhallinnan organisaatio, osaaminen, järjestelmien antama tuki, prosessit, analytiikka, liittymäkohdat asiakirjan- ja dokumenttienhallintaan

    15.50 – 16.00 Loppusanat

    Hinta läsnäoleville: Jäsenet 300 €, muille 400 € + alv.

    Hinta etäyhteys: Jäsenet 250 €, muille 350 € + alv.

    Tiedonhallinnan suunnittelun ja toteutuksen teemapäivä

    Liikearkistoyhdistys järjestää keskiviikkona 21. syyskuuta klo 12.00 – 15.30 webinaarin (Teams) tiedonhallinnan suunnittelusta ja toteutuksesta.

    Aikataulu:

    (kellonajat ovat noin aikoja)

    • 12.00 Tilaisuuden avaus
    • 12.05 Tiedonhallinnan trendit, Juha Anttila, IITC Oy
    • 12.50 Helsingin kaupungin TOS -projekti, Elena Waltari, Helsingin kaupunki
    • 13.35 Tauko 20 min.
    • 13.55 Case: THL:n tiedonhallinnan arviointi, Janne Levo, Nixu
    • 14.40 Asiakirjahallinta kansainvälisessä suuryrityksessä – case Nokia vs. Metsä Group, Mikko Hyvärinen, Metsä Group
    • 15.25 Loppukeskustelu ja päätössanat

    Juha Anttila avaa esityksessään tiedonhallinnan trendejä etenkin yritysmaailman näkökulmasta. Miksi tiedonhallintaa on vaikea saada kuntoon, vaikka järjestelmiä ja projekteja riittää? Minkälainen tiedonhallintasuunnitelma voi toimia yrityksessä? Mitä oppeja eri projekteissa on saatu ja mihin suuntaan kehitys näyttäisi olevan menossa? Mikä on tiedonhallinnan hinta ja miten sitä voi mitata? Näihin kysymyksiin Juha pyrkii vastaamaan avauspuheenvuorossaan.

    Puheenvuorossaan Elena Waltari kertoo Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelman laatimisesta. Miten projekti toteutettiin ja mitä siitä opittiin? Miten tos-projektin valmistuminen on vaikuttanut kaupungin toimintaan? Puheenvuoro avaa Helsingin kaupungin esimerkin kautta laajemmin tiedonohjaukseen liittyviä haasteita ja mahdollisuuksia.

    Janne Levo toimii Nixu Oyj:n Digitaalisen identiteetin neuvonantajayksikön vetäjänä. Päivittäisessä työssä hän yhdistää eri liiketoimintafunktioiden vastuuhenkilöitä löytämään yhteisen päämäärän kokonaisarkkitehtuurin keinoin. Kantavana ajatuksena on, että asianmukainen tiedonhallinta luo perustan laadukkaille tietoturvakokonaisuuksille.

    THL case study: Kokonaisuuden taustana oli selvittää THL:n nykytila tiedonhallintalain vaatimuksiin nähden. Projekti sisälsi niin tiedonhallintaan kuin tietoturvavaatimuksiin liittyviä aiheita.

    Mikko Hyvärisen esitys kuvaa lyhyesti sitä, miten kahden suomalaisen suuryrityksen tiedonhallintaa toteutetaan tänä päivänä, mitkä määräykset ja ohjeet ohjaavat näiden yritysten tiedonhallintaa, millainen tietostrategia tmv. päämäärää määrittävä tavoite niillä on ja mitkä ovat keskeisiä yhtäläisyyksiä sekä eroja Nokian ja Metsä Groupin tiedonhallinnassa.

    Hinta: Jäsenille 250 eur, muille 300 eur + alv.

    Illallisristeily 1.9.2022 klo 18

    Arkistoyhdistys ja Liikearkistoyhdistys järjestävät perinteisen illallisristeilyn 1.9.2022 klo 18. Paluu Kauppatorille noin 20.30. Laivana on m/s Doris tai m/s Doris II. Mukaan mahtuu 30 ensin ilmoittautunutta.

    Yhdistykset maksavat laivaristeilyn hinnan. Arkistoyhdistys tarjoaa 75-vuotisjuhlavuotensa kunniaksi kuohuviinin tai alkoholittoman alkumaljan.

    Osallistujat maksavat itse ruokansa ja juomansa. Ruokavaihtoehdot ovat: 

    Saaristolaislautanen 19 €

    Kolmen ruokalajin menu 37 €

    Kanttarelli-parsarisotto 24 €

    Lisätietoja: https://www.ihalines.fi/suomeksi/saannolliset/illallisristeilyt.html

    Osallistujia pyydetään maksamaan ruokailunsa etukäteen Arkistoyhdistyksen tilille 22.8.2022 mennessä.

    Sitovat ilmoittautumiset Arkistoyhdistyksen ja Liikearkistoyhdistyksen jäsenille 22.8.2022 mennessä:

    Linkki ilmoittautumiseen

    Punaisten lyhtyjen Helsinki

    Liikearkistoyhdistys järjestää maanantaina 25.4. kello 17.00 alkaen kävelykierroksen Punaisten lyhtyjen Helsinki. Kierroksen oppaana toimii FM Iisa Aaltonen. Lisätietoja kierroksesta löytyy täältä.

    Kierros lähtee Rautatientorilta.

    Ilmoittautuminen

      * pakollinen kenttä

      Lisätietoja
      (Tässä voi kertoa mahdolliset ennakkokysymykset kouluttajille tai antaa vaikka laskutusohjeita)

      Asiakirjahallinnon peruskurssi

      Liikearkistoyhdistyksen vuosittain järjestämä kaksipäiväinen Asiakirjahallinnon peruskurssi pidetään 7. ja 14.3.2022 koronatilanteen vuoksi verkkokurssina (Teams). Peruskurssilla käydään läpi mm. asiakirjahallinnon sanastoa ja käsitteitä, organisointia, asiakirjahallinnon hyötyjä, pitkäaikaissäilytystä, digitointia ja asiakirjahallinnon roolia.

      MAANANTAI 7.3.2022

      Aamupäivä klo 9 – 12:

      Janne Jokinen, Iiris Kivelä

      • Asiakirjahallinnan merkitys ja terminologia
      • Asiakirjahallintaa ohjaavat lait ja standardit

      Tauko klo 12 – 13

      Iltapäivä klo 13 – 16:

      Mikko Hyvärinen

      • Asiakirjahallinto yksityisellä sektorilla
      • Liiketoiminnan vaatimukset
      • Kansainvälinen toimintaympäristö asiakirjahallinnon näkökulmasta

      MAANANTAI 14.3.2022

      Aamupäivä klo 9 – 12:

      Olli Alm

      • Fyysisten arkistojen hallinta
      • Arvonmääritys ja seulonta
      • Järjestäminen ja luettelointi

      Tauko klo 12 – 13

      Iltapäivä klo 13 – 16:

      Janne Ridanpää

      • Asiakirjojen digitointi
      • Sähköinen arkistointi
      • Metatiedot
      • Dokumenttienhallinta

      Janne Jokinen toimii asiakirjahallinnon asiantuntijana Senaatti-kiinteistöissä. Janne työskentelee muun muassa asian- ja dokumenttienhallinnan, sopimustenhallinnan ja sähköisen allekirjoituksen ratkaisujen parissa. Ajankohtaisimpana aiheena työpöydällä tällä hetkellä on erilaisten tekoälytoteutusten suunnittelu asian- ja tiedonhallinnan tarpeisiin.

      Iiris Kivelä toimii ylitarkastajana Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelussa (SAPA). Iiris ohjaa valtionhallinnon viranomaisten digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen siirtoja sähköisen arkistoinnin palveluun sekä osallistuu SAPA-palvelun ja -alustan kehitystyöhön. Aikaisemmin hän on työskennellyt mm. Kelassa arkistointipalvelujen tuoteomistajana ja Suomen Pankissa analogisen arkiston konservointiprojektissa. Iiriksellä on myös kokemusta kv-organisaation asiakirja- ja dokumentinhallinnasta ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän käyttöönottoprojektista.

      Mikko Hyvärinen on dokumentinhallinnan ja arkistoinnin asiantuntija Metsä Groupissa, jonne hän siirtyi vuonna 2021 kahdentoista Nokia-vuoden jälkeen. Mikolla on vuosia havainnoinut kansainvälistä liiketoimintaa harjoittavien yritysten arkistointikäytäntöjä sekä tiedonhallintaa yleisellä tasolla. Isot sähköisten ja paperisten kokoelmien seulonnat ovat Mikolle hyvin tuttuja projekteja kuten myös yrityskauppoihin liittyvät aineistojen migroinnit ja arkistoidun aineiston käyttöoikeuksien määrittäminen.

      Olli Alm toimii Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa tietopalvelu- ja kehittämispäällikkönä. Hänen vastuullaan on mm. järjestämis-, luettelointi- ja digitointityön ohjaaminen sekä tietopalvelu. Aikaisemmin hän toimi tiiminvetäjänä Suomen suurimmassa asiakirjojen järjestämishankkeessa – Sota-arkistoprojektissa.

      Janne Ridanpää toimi tutkijana Helsingin Sanomain Säätiön ylläpitämässä Päivälehden arkistossa. Hänen tehtäviinsä kuuluvat muun muassa asiakirjojen järjestäminen, luettelointi, digitointi ja sen valmistelu sekä asiakaspalvelu ja muu sidosryhmätyö. Janne on työskennellyt arkistoalalla vuodesta 2012 lähtien. Päivälehden arkisto on päätearkisto, jo tallentaa Sanoman, sen edeltäjien, yhtiön kustantamien lehtien ja omistajasukujen aineistoja.

      Hinta: jäsenille 300 € ja muille 400 €. +24 % alv. Hintaan sisältyy Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? -kirja, joka postitetaan osallistujille etukäteen.

      Peruutusehdot: Osallistumisen voi peruuttaa maksutta 7 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitetaan 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitetaan koko osallistumismaksu. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.