Liikearkistoyhdistys järjestää tiistaina 29. marraskuuta teemapäivän sopimustenhallinnasta. Tapahtuma järjestetään Helsingissä Mikonkadun Radisson Blu Plazassa klo 10 – 16. Tapahtumaan on mahdollista osallistua myös etäyhteyksin Teamsin kautta.

Alustava ohjelma:

9.30 – 9.55 Ilmoittautuminen ja kahvi

9.55 – 10.00 Alkusanat järjestäjän puolesta

10.00 – 10.45 Marita Willman – Mikä on sopimus ja sopimustenhallinta – mistä siinä on kysymys?

10.45 – 11.30 Janne Jokinen – Senaatti-kiinteistöt ja sopimustenhallintanäkökulman muutos – allekirjoituksen jälkeistä vai jo allekirjoitusta edeltävää sopimustenhallintaa? (post-sign / pre-sign)

11.30 – 12.30 Lounas

12.30 – 13.15 Juhani Heikkilä, Zefort – Digitaalisten apuvälineiden käyttö ja hyödyt sopimustenhallinnassa

13.15 – 14.00 Hanna Salminen – Patrian sopimustenhallinta

14.00 – 14.20 Kahvi

14.20 – 15.05 Jonna Lintala – Hyvinvointialueen sopimustenhallinta

15.05 – 15.50 Marita Willman – Sopimustenhallinnan organisaatio, osaaminen, järjestelmien antama tuki, prosessit, analytiikka, liittymäkohdat asiakirjan- ja dokumenttienhallintaan

15.50 – 16.00 Loppusanat

Hinta läsnäoleville: Jäsenet 300 €, muille 400 € + alv.

Hinta etäyhteys: Jäsenet 250 €, muille 350 € + alv.

Ilmoittautuminen (ilmoita lisätietoja -kentässä oletko läsnä vai etänä)

Liikearkistoyhdistys järjestää keskiviikkona 21. syyskuuta klo 12.00 – 15.30 webinaarin (Teams) tiedonhallinnan suunnittelusta ja toteutuksesta.

Aikataulu:

(kellonajat ovat noin aikoja)

• 12.00 Tilaisuuden avaus
• 12.05 Tiedonhallinnan trendit, Juha Anttila, IITC Oy
• 12.50 Helsingin kaupungin TOS -projekti, Elena Waltari, Helsingin kaupunki
• 13.35 Tauko 20 min.
• 13.55 Case: THL:n tiedonhallinnan arviointi, Janne Levo, Nixu
• 14.40 Asiakirjahallinta kansainvälisessä suuryrityksessä – case Nokia vs. Metsä Group, Mikko Hyvärinen, Metsä Group
• 15.25 Loppukeskustelu ja päätössanat

Juha Anttila avaa esityksessään tiedonhallinnan trendejä etenkin yritysmaailman näkökulmasta. Miksi tiedonhallintaa on vaikea saada kuntoon, vaikka järjestelmiä ja projekteja riittää? Minkälainen tiedonhallintasuunnitelma voi toimia yrityksessä? Mitä oppeja eri projekteissa on saatu ja mihin suuntaan kehitys näyttäisi olevan menossa? Mikä on tiedonhallinnan hinta ja miten sitä voi mitata? Näihin kysymyksiin Juha pyrkii vastaamaan avauspuheenvuorossaan.

Puheenvuorossaan Elena Waltari kertoo Helsingin kaupungin tiedonohjaussuunnitelman laatimisesta. Miten projekti toteutettiin ja mitä siitä opittiin? Miten tos-projektin valmistuminen on vaikuttanut kaupungin toimintaan? Puheenvuoro avaa Helsingin kaupungin esimerkin kautta laajemmin tiedonohjaukseen liittyviä haasteita ja mahdollisuuksia.

Janne Levo toimii Nixu Oyj:n Digitaalisen identiteetin neuvonantajayksikön vetäjänä. Päivittäisessä työssä hän yhdistää eri liiketoimintafunktioiden vastuuhenkilöitä löytämään yhteisen päämäärän kokonaisarkkitehtuurin keinoin. Kantavana ajatuksena on, että asianmukainen tiedonhallinta luo perustan laadukkaille tietoturvakokonaisuuksille.

THL case study: Kokonaisuuden taustana oli selvittää THL:n nykytila tiedonhallintalain vaatimuksiin nähden. Projekti sisälsi niin tiedonhallintaan kuin tietoturvavaatimuksiin liittyviä aiheita.

Mikko Hyvärisen esitys kuvaa lyhyesti sitä, miten kahden suomalaisen suuryrityksen tiedonhallintaa toteutetaan tänä päivänä, mitkä määräykset ja ohjeet ohjaavat näiden yritysten tiedonhallintaa, millainen tietostrategia tmv. päämäärää määrittävä tavoite niillä on ja mitkä ovat keskeisiä yhtäläisyyksiä sekä eroja Nokian ja Metsä Groupin tiedonhallinnassa.

Hinta: Jäsenille 250 eur, muille 300 eur + alv.

Liikearkistoyhdistyksen vuosittain järjestämä kaksipäiväinen Asiakirjahallinnon peruskurssi pidetään 7. ja 14.3.2022 koronatilanteen vuoksi verkkokurssina (Teams). Peruskurssilla käydään läpi mm. asiakirjahallinnon sanastoa ja käsitteitä, organisointia, asiakirjahallinnon hyötyjä, pitkäaikaissäilytystä, digitointia ja asiakirjahallinnon roolia.

MAANANTAI 7.3.2022

Aamupäivä klo 9 – 12:

Janne Jokinen, Iiris Kivelä

• Asiakirjahallinnan merkitys ja terminologia
• Asiakirjahallintaa ohjaavat lait ja standardit

Tauko klo 12 – 13

Iltapäivä klo 13 – 16:

Mikko Hyvärinen

• Asiakirjahallinto yksityisellä sektorilla
• Liiketoiminnan vaatimukset
• Kansainvälinen toimintaympäristö asiakirjahallinnon näkökulmasta

MAANANTAI 14.3.2022

Aamupäivä klo 9 – 12:

Olli Alm

• Fyysisten arkistojen hallinta
• Arvonmääritys ja seulonta
• Järjestäminen ja luettelointi

Tauko klo 12 – 13

Iltapäivä klo 13 – 16:

Janne Ridanpää

• Asiakirjojen digitointi
• Sähköinen arkistointi
• Metatiedot
• Dokumenttienhallinta

Janne Jokinen toimii asiakirjahallinnon asiantuntijana Senaatti-kiinteistöissä. Janne työskentelee muun muassa asian- ja dokumenttienhallinnan, sopimustenhallinnan ja sähköisen allekirjoituksen ratkaisujen parissa. Ajankohtaisimpana aiheena työpöydällä tällä hetkellä on erilaisten tekoälytoteutusten suunnittelu asian- ja tiedonhallinnan tarpeisiin.

Iiris Kivelä toimii ylitarkastajana Kansallisarkiston sähköisen arkistoinnin palvelussa (SAPA). Iiris ohjaa valtionhallinnon viranomaisten digitaalisten kulttuuriperintöaineistojen siirtoja sähköisen arkistoinnin palveluun sekä osallistuu SAPA-palvelun ja -alustan kehitystyöhön. Aikaisemmin hän on työskennellyt mm. Kelassa arkistointipalvelujen tuoteomistajana ja Suomen Pankissa analogisen arkiston konservointiprojektissa. Iiriksellä on myös kokemusta kv-organisaation asiakirja- ja dokumentinhallinnasta ja pitkäaikaissäilytysjärjestelmän käyttöönottoprojektista.

Mikko Hyvärinen on dokumentinhallinnan ja arkistoinnin asiantuntija Metsä Groupissa, jonne hän siirtyi vuonna 2021 kahdentoista Nokia-vuoden jälkeen. Mikolla on vuosia havainnoinut kansainvälistä liiketoimintaa harjoittavien yritysten arkistointikäytäntöjä sekä tiedonhallintaa yleisellä tasolla. Isot sähköisten ja paperisten kokoelmien seulonnat ovat Mikolle hyvin tuttuja projekteja kuten myös yrityskauppoihin liittyvät aineistojen migroinnit ja arkistoidun aineiston käyttöoikeuksien määrittäminen.

Olli Alm toimii Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa tietopalvelu- ja kehittämispäällikkönä. Hänen vastuullaan on mm. järjestämis-, luettelointi- ja digitointityön ohjaaminen sekä tietopalvelu. Aikaisemmin hän toimi tiiminvetäjänä Suomen suurimmassa asiakirjojen järjestämishankkeessa – Sota-arkistoprojektissa.

Janne Ridanpää toimi tutkijana Helsingin Sanomain Säätiön ylläpitämässä Päivälehden arkistossa. Hänen tehtäviinsä kuuluvat muun muassa asiakirjojen järjestäminen, luettelointi, digitointi ja sen valmistelu sekä asiakaspalvelu ja muu sidosryhmätyö. Janne on työskennellyt arkistoalalla vuodesta 2012 lähtien. Päivälehden arkisto on päätearkisto, jo tallentaa Sanoman, sen edeltäjien, yhtiön kustantamien lehtien ja omistajasukujen aineistoja.

Hinta: jäsenille 300 € ja muille 400 €. +24 % alv. Hintaan sisältyy Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? -kirja, joka postitetaan osallistujille etukäteen.

Peruutusehdot: Osallistumisen voi peruuttaa maksutta 7 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitetaan 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitetaan koko osallistumismaksu. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.