Kaikki kirjoittajan admin artikkelit

Asiakirjahallinnon peruskurssi 2.-3.12.2019

Liikearkistoyhdistyksen vuosittain järjestämä Asiakirjahallinnon peruskurssi pidetään 2.-3.12.2019 Sokos Hotel Presidentissä Helsingissä. Peruskurssilla käydään läpi mm. asiakirjahallinnon sanastoa ja käsitteitä, organisointia, asiakirjahallinnon hyötyjä, pitkäaikaissäilytystä, digitointia ja asiakirjahallinnon roolia.

Alustava ohjelma:

Maanantai 2.12.

Aamupäivä klo 9 – 12:

Hanna Salminen, Puolustushallinnon Rakennuslaitos

  • Asiakirjahallinnon termit ja käsitteet
  • Lainsäädännön vaatimukset
  • GDPR
  • Asiakirjahallinnon standardit

Lounas klo 12 – 13

Iltapäivä klo 13 – 16:

Olli Alm, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto

  • Fyysisten arkistojen hallinta
  • Arvonmääritys ja seulonta
  • Järjestäminen ja luettelointi

Tiistai 3.12.

Aamupäivä klo 9 – 12:

Toni Suutari, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

  • Asiakirjojen digitointi
  • Sähköinen arkistointi
  • Metatiedot
  • Dokumenttienhallinta

Lounas klo 12 – 13

Iltapäivä klo 13 – 16:

Mikko Hyvärinen, Nokia Oyj

  • Asiakirjahallinto yksityisellä sektorilla
  • Liiketoiminnan vaatimukset
  • Kansainvälinen toimintaympäristö asiakirjahallinnon näkökulmasta

Hanna Salminen työskentelee Puolustushallinnon rakennuslaitoksessa erikoissuunnittelijana tiedonhallinnan ja toiminnan kehittämisen parissa. Hanna on projektipäällikönä luotsannut erilaisten järjestelmien käyttöönottoja käyttäjä ja toiminta edellä. Käyttäjien osallistaminen, viestintä, fasilitointi ja palvelumuotoilun soveltaminen tiedonhallintaan ovat lähellä sydäntä.

Olli Alm toimii Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa tietopalvelu- ja kehittämispäällikkönä. Hänen vastuullaan on mm. järjestämis-, luettelointi- ja digitointityön ohjaaminen sekä tietopalvelu. Aikaisemmin hän toimi tiiminvetäjänä Suomen suurimmassa asiakirjojen järjestämishankkeessa – Sota-arkistoprojektissa.

Mikko Hyvärinen (Records Management Manager) on toiminut Nokia Oyj:n dokumentinhallinta- ja arkistointitehtävissä vuodessa 2008 lähtien. Hänen toimintakenttänsä on kattanut kaikki Nokian liiketoiminnat globaalisti ja hän vastaa nykyisin mm. koko Nokian Document and Records Management Policy’sta sekä arkistointimääräyksistä. Isot sähköisten ja paperisten kokoelmien seulonnat ovat Mikolle hyvin tuttuja projekteja kuten myös yrityskauppoihin liittyvät aineistojen migroinnit ja arkistoidun aineiston käyttöoikeuksien määrittäminen.

Hinta: Jäsenille 450 eur, muille 550 eur + alv. Sisältää teoksen Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? Kurssista saa todistuksen.

Peruutusehdot: Osallistumisen voi peruuttaa maksutta 14 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitetaan 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitetaan koko osallistumismaksu. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.

Ilmoittautumislomake:

* pakollinen kenttä

Lisätietoja (ruokavalio ym.)

Kesäristeily torstaina 29.8.

Ennakkotietojen mukaisesti Arkistoyhdistys ja Liikearkistoyhdistys järjestävät perinteisen kesäristeilyn ravintolalaiva Marival II:lla. Kesäkauden päättäjäisristeily lähtee Kauppatorilta torstaina 29.8. klo 17. Kauppatorille palaamme n. klo 20. Tarkemmat koordinaatit tulevat ilmoittautuneiden sähköpostiin elokuussa. Mukaan mahtuu 40 ensin ilmoittautunutta.

Sitovat ilmoittautumiset sekä Liikearkistoyhdistyksen että Arkistoyhdistyksen jäsenille Arksitoyhdistyksen sivuilta löytyvältä lomakkeella 23.8.2018 mennessä.
https://www.arkistoyhdistys.fi/fi/toiminta/tulevat-tapahtumat/?eventPageID=349

Yhdistykset maksavat laivaristeilyn; osallistujia pyydetään maksamaan ruokailunsa 29 € etukäteen alla olevalle Arkistoyhdistyksen tilille 26.8. mennessä.

Arkistoyhdistyksen pankkiyhteys:
Nordea 101930-204355
IBAN FI0310193000204355
BIC: NDEAFIHH
Viite: 2419

Tarjolla on merellinen saaristolaispöytä:

  • punaviinisilliä
  • lasimestarin silliä
  • savustettua siikaa
  • tuoresuolattua merilohta
  • mäti-smetanaruusuke
  • jättirapusalaatti
  • tilliperunat
  • saaristolaislohi
  • paahtopaisti piparjuurikastikkeella
  • hedelmäbearnaise
  • laivan leipäkori (sis. vaalea ja tumma laivan leipä sekä saaristolaisleipä) ja levite
  • ruokajuomaksi vesi
  • kahvi/tee ja jälkiruoka

Ilmoita erikoisruokavaliotoive ilmoittautumisesi yhteydessä.

Tervetuloa risteilemään toivottavat

Arkistoyhdistyksen ja Liikearkistoyhdistyksen hallitukset

Teemapäivä tiedonhallinnan järjestelmien käyttöönotosta

Liikearkistoyhdistys järjestää 26.9.2019 teemapäivän tiedonhallinnan järjestelmien käyttöönotosta Scandic Simonkentässä Helsingissä. Tapahtuma ammensi innoituksensa huhtikuussa järjestetystä tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivästä. Kevään teemapäivässä pohdittiin tietojärjestelmien hankintaa ja kilpailutusta. Syksyn teemapäivässä keskitytään käyttöönottoon. Mitä tapahtuu, kun järjestelmä on hankittu ja se pitäisi ottaa käyttöön organisaatiossa.

Käyttöönotto on kriittinen vaihe tiedonhallintajärjestelmän elinkaaressa. Epäonnistunut käyttöönotto voi pahimmillaan rampauttaa koko liiketoiminnan. Käyttöönotto on myös paljon muutakin kuin tekniikkaa. Kyse on myös toimintatapojen ja muutoksen haltuunotosta ja johtamisesta.

Alustava ohjelma:

  • 9.00: Avauspuheenvuoro: Miten tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto eroaa ”tavallisesta” ICT-projektista? Juha Anttila, IITC Oy
  • 9.40: Ota työkokonaisuus haltuun projektihallinnan keinoin. Projektinvetäjänä oman työn ohella, Mika Purola, Projekti-Instituutti Oy
  • 10.20: Kahvi
  • 10.40: Muutosjohtaminen tietojärjestelmien käyttöönottoprojektissa, Eeva Kiiskinen, Gofore Oy
  • 11.20: Erilaiset käyttöönotot järjestelmän elinkaaren aikana, Millog Oy, Tiina Leinonen
  • 12.00: Lounas
  • 13.00: Projektin läpivienti käyttöönottomallia hyödyntäen, Milla Viitanen, Triplan Oy
  • 13.30: Työpaja: Ideoita ja hyviä käytäntöjä onnistuneeseen käyttöönottoon, Hanna Salminen
  • 14.20: Kahvi
  • 14.40: Kokemuksia tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotosta, Anna Hannonen, Fingrid Oyj
  • 15.20: Tiedonhallintaprojektin haasteet, Mikko Hyvärinen, Nokia
  • 15.50: Yhteenveto ja päätössanat, Juha Anttila, IITC Oy

Juha Anttila toimii IITC:n toimitusjohtajana ja konsulttina. Juhalla on yli kahdenkymmenen vuoden konsultointikokemus informaation ja erityisesti dokumenttien hallinnasta sekä siihen liittyvien järjestelmien käyttöönotosta. Juha on työssään tutustunut yli kolmensadan suomalaisen organisaation tiedonhallintaan.

Tiina Leinonen toimii Millogilla tiedonhallinnasta ja käyttäjälähtöisestä kehittämisestä vastaavana tietojärjestelmäpäällikkönä. Hän on ollut erilaisten tietojärjestelmien käyttööottoprojekteissa ja kehityshankkeissa mukana jo viime vuosituhannelta asti. Tiina uskoo, että onnistuneet projektit lähtevät liikkeelle aidosti ihmislähtöisestä kehittämisestä, jossa käyttäjän tarve ohjaa teknistä kehitystä.

Mika Purola toimii Suomen Projekti-Instituutin projektijohtamisen konsulttina. Hän on toiminut pitkään projektipäällikkönä ja nykyisessä työssään valmentaa yksityisen ja julkisen sektorin organisaatiota projektijohtamiseen, ohjausryhmätoimintaan, ihmisten johtamiseen ja IPMA-D ja C -sertifioitumiseen. Aikaisemmassa elämässä Mika on työskennellyt arkistolaitoksessa ja mm. Nokian arkistopäällikkönä. www.linkedin.com/in/mikapurola

Milla Viitanen työskentelee Triplanilla sähköisen tiedonhallinnan järjestelmien tuotepäällikkönä. Hän on toiminut projektipäällikön roolissa kymmenissä käyttöönottoprojekteissa ja hyödyntänyt työssään Triplanin käyttöönottomallia. Millan päivittäisen työn keskeinen tavoite on varmistaa, että asiakkailla on käytettävissään kunkin organisaation tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla tukevat ohjelmistoratkaisut.

Hanna Salminen työskentelee Puolustushallinnon rakennuslaitoksessa erikoissuunnittelijana tiedonhallinnan ja toiminnan kehittämisen parissa. Hanna on projektipäällikönä luotsannut erilaisten järjestelmien käyttöönottoja käyttäjä ja toiminta edellä. Käyttäjien osallistaminen, viestintä, fasilitointi ja palvelumuotoilun soveltaminen tiedonhallintaan ovat lähellä sydäntä.

Eeva Kiiskinen (Transformation Lead) toimii Goforella organisaatiomuotoilun, asiakaskeskeisen kulttuurin ja muutosjohtamisen asiantuntijana. Hänen intohimonaan on organisaatioiden uusien ilmiöiden oivaltaminen ja ratkaisujen luominen yhdessä asiakkaiden kanssa.

Anna Hannonen työskentelee dokumenttienhallinnan asiantuntijana ja tiiminvetäjänä Fingrid Oyj:lla. Hän tekee töitä sen eteen, että yrityksellä olisi edellytykset hallita ja hyödyntää tietoa tuottavasti koko sen elinkaaren ajan sekä varmistaa, että oikea tieto on helposti saatavilla oikeissa paikoissa.

Hinta: Jäsenille 450 € (+alv 24%) ja muille 550 € (+alv 24%).

Peruutusehdot: Osallistumisen voi maksutta peruuttaa 14 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitamme 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitamme koko osallistumismaksun. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.

Ilmoittautuminen:

* pakollinen kenttä

Lisätietoja (ruokavalio ym.)

Arkistoyhdistyksen opintomatka Hollantiin

ARKISTOYHDISTYKSEN OPINTOMATKA HOLLANTIIN
6.-13.10.2019

Huom! Matkalle voivat ilmoittautua myös Liikearkistoyhdistyksen jäsenet. Mutta ole nopea, paikkoja on enää rajoitetusti jäljellä!

Matkatyöryhmä:
Kenth Sjöblom (vpj), Johanna Mieto ja Emmi Savonen (siht.)

Tämä tiedote sisältää ohjeet ilmoittautumisesta yhdistyksen opintomatkalle Hollantiin.
Ennen tietojen lähettämistä lue tarkkaan etenkin kohta ILMOITTAUTUMISET. Viestin lopussa on matkaohjelman viimeisin versio. Siihen voi vielä tulla joitakin muutoksia.

LENNOT JA HOTELLI:

Lentoaikataulu:
AY1301 Helsinki klo 08:10 – Amsterdam klo 09:40
AY1306 Amsterdam klo 18:50 – Helsinki klo 22:10

Majoitus:
Ibis Styles Hotel Haarlem City
https://www.ibisstyleshaarlemcity.nl/en/index.html

HINTA:
Matkan hinta (sis. lennot, lentokenttäverot ja maksut, lentokenttäkuljetukset kenttä-hotellikenttä, hotellimajoituksen ja aamiaisen):

2 hh 719 €/henkilö
1 hh 1049 €/henkilö

Hintoihin sisältyy:

  • lennot Finnairin lennoilla Helsinki-Amsterdam-Helsinki
  • 1 kpl matkatavara ruumaan ja 1 kpl matkustamoon
  • lentokenttäverot ja –maksut
  • majoitus hotellissa 7 yötä aamiaisella, 2 hengen huoneessa tai 1 hengen huoneessa
  • lentokenttäkuljetukset hotellille/hotellilta

Hinnat edellyttävät vähintään 30 matkustajaa ja niihin saattaa myöhemmin tulla muutoksia matkanjärjestäjästä riippumattomista syistä.

Hintaan sisältyvien lentokenttäverojen osuus on 40 €/hlö ja niiden muuttuessa pidätämme oikeuden vastaaviin muutoksiin.

Maksut ja eräpäivät
30.4.2019 ennakkomaksu 200 €/henkilö (laskusta ilmoittautumisen jälkeen vielä erillinen ilmoitus) 6.8.2019 loppumaksu.

Peruutusehdot:
-jos matka peruutetaan viimeistään 60 vrk ennen sen alkamista, peritään toimistokuluina 100 €/henkilö
-jos matka peruutetaan 59–35 vrk ennen sen alkamista, peritään kuluina 25 % matkan hinnasta/henkilö
-jos matka peruutetaan 35–20 vrk ennen se alkamista, peritään kuluina 50 % matkan hinnasta/henkilö
-jos matka peruutetaan myöhemmin kuin 20 vrk ennen sen alkamista, peritään kuluina 95% matkan hinnasta/henkilö

Muilta osin noudatamme 1.7.2018 voimaan tulleita Yleisiä Matkapakettiehtoja sekä
MatkaVekan lisä- ja erityisehtoja, joista tarkemmin: https://www.matkavekka.fi/matkaehdot

Suosittelemme riittävän peruutusturvan sisältävän matkavakuutuksen ottamista jo matkan varausvaiheessa.

Tätä matkaa varten annettuja henkilötietoja siirretään matkan suorittamisen ja varaamisen kannalta oleellisille yhteistyökumppaneille ja viranomaisille sekä EU/ETA -maihin että niiden ulkopuolisille alueille. Tietojen käsittelyssä sovelletaan EU:n tietosuojalain periaatteita.

Yhdistys ei vastaa peruutuskuluista, vaan jokainen matkalainen vastaa niistä henkilökohtaisesti.

VASTUULLINEN MATKANJÄRJESTÄJÄ:
Matkavekka
Jukka Jokinen
020 120 4815
jukka.jokinen(at)matkavekka.fi
Äyritie 12 C, 01510 Vantaa

ILMOITTAUTUMISET:
Sitovat ilmoittautumiset viimeistään 8.4.2019 klo 12.00 mennessä. Ilmoittautumisen yhteydessä tarvitaan nimi kuten passissa, huonejakotoive, laskutusosoite ja sähköpostiosoite.

Ilmoittautua voi vain sähköpostitse yhdistyksen sihteerille Emmi Savoselle osoitteeseen sihteeri(at)arkistoyhdistys.fi.

Lähetä ilmoittautumistiedot sähköpostin liitteenä excel-taulukolla, jonka voit tallentaa yhdistyksen kotisivuilta kohdasta opintomatkat (https://www.arkistoyhdistys.fi/fi/.). Lomake on nimeltään Ilmoittautujan tiedot_Hollanti2019. Taulukon tallentaminen ei edellytä kirjautumista jäsensivuille.

Ilmoittautumisen yhteydessä tulisi myös ilmoittaa, minkä majoitusvaihtoehdon valitsee (ja huonetoveri, jos on jo tiedossa), jotta voimme vahvistaa huonejaot mahdollisimman pian. Yhdessä sähköpostiviestissä voi ilmoittaa vain yhden henkilön. Poikkeuksena on samassa huoneessa majoittuva pariskunta/huonekaveri.

Alustavan huonejaon mukaan meille on varattu 20 1hh ja 10 2hh. Esitettyjen huonetoivomusten perusteella voidaan neuvotella muunlaisesta huoneiden tarpeesta. Mukaan mahtuu 40 ensin ilmoittautunutta, ensisijaisesti yhdistyksen jäseniä. Jos paikkoja jää, on myös yhdistykseen kuulumattoman puolison tai muun matkakumppanin osallistuminen mahdollista.

HUOM!: Yhdistyksen jäsenet ohittavat mahdollisen yhdistykseen kuulumattoman puolison tai muun matkakumppanin myös jonotuslistalla, mikäli ilmoittautumisia jonotuslistalle tulee ilmoittautumisajan sisällä.

LISÄINFORMAATIO:
Matkatyöryhmä lähettää osallistujille myöhemmin päivitettyä ohjelmatietoa.
Lisätietoja saa yhdistyksen varapuheenjohtajalta Kenth Sjöblomilta
(kenth.sjoblom(at)arkisto.fi) tai sihteeri Emmi Savoselta sihteeri(at)arkistoyhdistys.fi

PROVISIONAL PROGRAM FOR THE STUDY TOUR OF FINNISH ARCHIVISTS TO THE NETHERLANDS, 6.-13. OCTOBER 2019

Sunday, 6th October

9:40 Arrival in Amsterdam

    Accomodation in Hotel in Haarlem

    Free time

Monday, 7th October

10:00 – 13:00 Visit to Amsterdam City Archives

13:00 – 14:30 Lunch + transfer

14:30 – 16:00 Visit to Dutch Institute for War Documentation (NIOD)

Tuesday, 8th October

10:00 – 13:00 Visit to the National Archives (The Hague)

13:00 – 14:30 Lunch

14:30 – 16:00 Expatriate Archive Centre (The Hague)

Wednesday, 9th October

10:00 – 11:30 Visit to Noord-Hollands Archief (Haarlem)

11:30 – 13:00 Travel to Leiden + lunch

13:00 – 14:30 Visit to Leiden University Library, Special Collections

15:00 – 16:00 Visit to Afrika Studiecentrum, African Library and Archive (Leiden)

Thursday, 10 October

09:30 – 11:00 Bus trip to Arnhem

11:00 – 13:30 Visit to Gelders Archief (Arnhem)

13:30 – 14:30 Bus trip to Tiel / Zwolle

14:30 – 16:00 Visit to Regionaal Archief Rivierenland (Tiel) / Historisch Centrum
Overijssel

16:00 – 17:00 Bus trip from Tiel / Zwolle to Haarlem

Friday, 11th October

9:30 – 11:00 Bus trip to Rotterdam

11:00 – 13:00 Visit to Rotterdam City Archives

13:00 – 14:30 Lunch

14:30 – 16:00 Visit to Het Nieuwe Instituut (“National Archive on Architecture”)

16:00 – 17:30 Bus trip to Haarlem

Saturday, 12th October

    Free time

Sunday, 13th October

Afternoon Bus transport to Schiphol Airport

18:50 Departure flight to Helsinki

Program might change, depending on detailed arrangement with the respective institutions.

Pahoittelen matkanjärjestäjästä johtuvaa kiirettä toivottavasti kaikki halukkaat ehtivät
ilmoittautua.

Terveisin
sihteeri Emmi Savonen

Tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivä

Liikearkistoyhdistys järjestää 2.4.2019 teemapäivän tietojärjestelmistä Sokos Hotelli Presidentissä Helsingissä.

  • Kuinka valitsen omalle organisaatiolleni sopivimman järjestelmän tiedonhallintaan?
  • Mitä valinnassa tulee ottaa huomioon?
  • Kuinka käytettävyyttä voi arvioida?
  • Mitä vaikutuksia saavutettavuusdirektiivillä on järjestelmiin?
  • Miten löytää toimivat ratkaisut dokumenttien hallintaan, asianhallintaan ja sähköiseen arkistointiin?
  • Miltä modernit järjestelmät näyttävät ja kuinka ne toimivat?

Luvassa demoja, asiantuntijaluentoja sekä käytännön vinkkejä esiselvityksen ja järjestelmävalinnan tekemiseen. Mukana useita järjestelmätoimittajia.

Alustava ohjelma:

  • 8.30: Ilmoittautuminen
  • 9.00: Esiselvitys ja valmistautuminen hankintaan, Juha Anttila, IITC Oy
  • 9.40: Käytettävyys, Janne Pitkänen, Adusso Oy
  • 10.20: Tauko
  • 10.50: Demo – CGI Virta
  • 11.25: Demo – Fujitsu
  • 12.00: Lounas
  • 13.00: Demo – M-Files
  • 13.30: Demo – Innofactor
  • 14.00: Kahvi
  • 14.20: Demo – Multi-Support
  • 14.50: Saavutettavuusdirektiivi ja sen vaikutukset, Eficode Oy
  • 15.30: Demojen arviointi ja kooste käytettävyyden sekä saavutettavuuden näkökulmista
  • 16.00: Lopetus

Hinta: Jäsenille 450 € (+alv 24%) ja muille 550 € (+alv 24%). Ilmoittautumalla 28.2. mennessä vähennetään hinnoista 50 €.

Peruutusehdot: Osallistumisen voi maksutta peruuttaa 14 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitamme 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitamme koko osallistumismaksun. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.

Ilmoittautumislomake:

* pakollinen kenttä

Lisätietoja (ruokavalio ym.)

Vierailu Fazer Visitor Centeriin

Liikearkistoyhdistys järjestää ma 17.12.2018 klo 17.00 vierailun Fazer Visitor Centeriin Vantaan Vaaralaan. Mukaan mahtuu 20 osallistujaa. Yhdistys vastaa opastuskierroksen hinnasta ja osallistujat itse mahdollisista ostoksista tehtaanmyymälässä. Opaskierros kestää noin tunnin, jonka jälkeen ehtii vierailla myymälässä. Paikalle pääsee myös julkisin kulkuneuvoin. Ole paikalla jo 16.45!

Sitovat ilmoittautumiset 10.12.2018 mennessä vesa.lehtola@sanoma.fi