Liikearkistoyhdistyksen vuosittain järjestämä Asiakirjahallinnon peruskurssi pidetään 2.-3.12.2019 Sokos Hotel Presidentissä Helsingissä. Peruskurssilla käydään läpi mm. asiakirjahallinnon sanastoa ja käsitteitä, organisointia, asiakirjahallinnon hyötyjä, pitkäaikaissäilytystä, digitointia ja asiakirjahallinnon roolia.

Alustava ohjelma:

Maanantai 2.12.

Aamupäivä klo 9 – 12:

Hanna Salminen, Puolustushallinnon Rakennuslaitos

• Asiakirjahallinnon termit ja käsitteet
• Lainsäädännön vaatimukset
• GDPR
• Asiakirjahallinnon standardit

Lounas klo 12 – 13

Iltapäivä klo 13 – 16:

Olli Alm, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto

• Fyysisten arkistojen hallinta
• Arvonmääritys ja seulonta
• Järjestäminen ja luettelointi

Tiistai 3.12.

Aamupäivä klo 9 – 12:

Toni Suutari, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos

• Asiakirjojen digitointi
• Sähköinen arkistointi
• Metatiedot
• Dokumenttienhallinta

Lounas klo 12 – 13

Iltapäivä klo 13 – 16:

Mikko Hyvärinen, Nokia Oyj

• Asiakirjahallinto yksityisellä sektorilla
• Liiketoiminnan vaatimukset
• Kansainvälinen toimintaympäristö asiakirjahallinnon näkökulmasta

Hanna Salminen työskentelee Puolustushallinnon rakennuslaitoksessa erikoissuunnittelijana tiedonhallinnan ja toiminnan kehittämisen parissa. Hanna on projektipäällikönä luotsannut erilaisten järjestelmien käyttöönottoja käyttäjä ja toiminta edellä. Käyttäjien osallistaminen, viestintä, fasilitointi ja palvelumuotoilun soveltaminen tiedonhallintaan ovat lähellä sydäntä.

Olli Alm toimii Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkistossa tietopalvelu- ja kehittämispäällikkönä. Hänen vastuullaan on mm. järjestämis-, luettelointi- ja digitointityön ohjaaminen sekä tietopalvelu. Aikaisemmin hän toimi tiiminvetäjänä Suomen suurimmassa asiakirjojen järjestämishankkeessa – Sota-arkistoprojektissa.

Toni Suutari toimii nykyisin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen tietovarantopalvelut-yksikössä kehittämispäällikkönä. Hänellä on yli 20 vuoden kokemus aineistojen ja niihin liittyvien palvelujen digitalisoimisesta. Toni käsittelee osuudessaan dokumenttienhallintaa, analogisten asiakirjojen digitointia ja sähköistä pitkäaikaissäilytystä sekä näihin liittyviä standardeja ja suosituksia.

Mikko Hyvärinen (Records Management Manager) on toiminut Nokia Oyj:n dokumentinhallinta- ja arkistointitehtävissä vuodessa 2008 lähtien. Hänen toimintakenttänsä on kattanut kaikki Nokian liiketoiminnat globaalisti ja hän vastaa nykyisin mm. koko Nokian Document and Records Management Policy’sta sekä arkistointimääräyksistä. Isot sähköisten ja paperisten kokoelmien seulonnat ovat Mikolle hyvin tuttuja projekteja kuten myös yrityskauppoihin liittyvät aineistojen migroinnit ja arkistoidun aineiston käyttöoikeuksien määrittäminen.

Hinta: Jäsenille 450 eur, muille 550 eur + alv. Sisältää teoksen Säilyykö sähköinen – ja kuinka kauan? Kurssista saa todistuksen.

Peruutusehdot: Osallistumisen voi peruuttaa maksutta 14 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitetaan 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitetaan koko osallistumismaksu. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.

Ilmoittautumislomake:

Liikearkistoyhdistys järjestää 26.9.2019 teemapäivän tiedonhallinnan järjestelmien käyttöönotosta Scandic Simonkentässä Helsingissä. Tapahtuma ammensi innoituksensa huhtikuussa järjestetystä tiedonhallinnan järjestelmien teemapäivästä. Kevään teemapäivässä pohdittiin tietojärjestelmien hankintaa ja kilpailutusta. Syksyn teemapäivässä keskitytään käyttöönottoon. Mitä tapahtuu, kun järjestelmä on hankittu ja se pitäisi ottaa käyttöön organisaatiossa.

Käyttöönotto on kriittinen vaihe tiedonhallintajärjestelmän elinkaaressa. Epäonnistunut käyttöönotto voi pahimmillaan rampauttaa koko liiketoiminnan. Käyttöönotto on myös paljon muutakin kuin tekniikkaa. Kyse on myös toimintatapojen ja muutoksen haltuunotosta ja johtamisesta.

Alustava ohjelma:

• 9.00: Avauspuheenvuoro: Miten tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotto eroaa ”tavallisesta” ICT-projektista? Juha Anttila, IITC Oy
• 9.40: Ota työkokonaisuus haltuun projektihallinnan keinoin. Projektinvetäjänä oman työn ohella, Mika Purola, Projekti-Instituutti Oy
• 10.20: Kahvi
• 10.40: Muutosjohtaminen tietojärjestelmien käyttöönottoprojektissa, Eeva Kiiskinen, Gofore Oy
• 11.20: Erilaiset käyttöönotot järjestelmän elinkaaren aikana, Millog Oy, Tiina Leinonen
• 12.00: Lounas
• 13.00: Projektin läpivienti käyttöönottomallia hyödyntäen, Milla Viitanen, Triplan Oy
• 13.30: Työpaja: Ideoita ja hyviä käytäntöjä onnistuneeseen käyttöönottoon, Hanna Salminen
• 14.20: Kahvi
• 14.40: Kokemuksia tiedonhallintajärjestelmän käyttöönotosta, Anna Hannonen, Fingrid Oyj
• 15.20: Tiedonhallintaprojektin haasteet, Mikko Hyvärinen, Nokia
• 15.50: Yhteenveto ja päätössanat, Juha Anttila, IITC Oy

Juha Anttila toimii IITC:n toimitusjohtajana ja konsulttina. Juhalla on yli kahdenkymmenen vuoden konsultointikokemus informaation ja erityisesti dokumenttien hallinnasta sekä siihen liittyvien järjestelmien käyttöönotosta. Juha on työssään tutustunut yli kolmensadan suomalaisen organisaation tiedonhallintaan.

Tiina Leinonen toimii Millogilla tiedonhallinnasta ja käyttäjälähtöisestä kehittämisestä vastaavana tietojärjestelmäpäällikkönä. Hän on ollut erilaisten tietojärjestelmien käyttööottoprojekteissa ja kehityshankkeissa mukana jo viime vuosituhannelta asti. Tiina uskoo, että onnistuneet projektit lähtevät liikkeelle aidosti ihmislähtöisestä kehittämisestä, jossa käyttäjän tarve ohjaa teknistä kehitystä.

Mika Purola toimii Suomen Projekti-Instituutin projektijohtamisen konsulttina. Hän on toiminut pitkään projektipäällikkönä ja nykyisessä työssään valmentaa yksityisen ja julkisen sektorin organisaatiota projektijohtamiseen, ohjausryhmätoimintaan, ihmisten johtamiseen ja IPMA-D ja C -sertifioitumiseen. Aikaisemmassa elämässä Mika on työskennellyt arkistolaitoksessa ja mm. Nokian arkistopäällikkönä. www.linkedin.com/in/mikapurola

Milla Viitanen työskentelee Triplanilla sähköisen tiedonhallinnan järjestelmien tuotepäällikkönä. Hän on toiminut projektipäällikön roolissa kymmenissä käyttöönottoprojekteissa ja hyödyntänyt työssään Triplanin käyttöönottomallia. Millan päivittäisen työn keskeinen tavoite on varmistaa, että asiakkailla on käytettävissään kunkin organisaation tarpeita parhaalla mahdollisella tavalla tukevat ohjelmistoratkaisut.

Hanna Salminen työskentelee Puolustushallinnon rakennuslaitoksessa erikoissuunnittelijana tiedonhallinnan ja toiminnan kehittämisen parissa. Hanna on projektipäällikönä luotsannut erilaisten järjestelmien käyttöönottoja käyttäjä ja toiminta edellä. Käyttäjien osallistaminen, viestintä, fasilitointi ja palvelumuotoilun soveltaminen tiedonhallintaan ovat lähellä sydäntä.

Eeva Kiiskinen (Transformation Lead) toimii Goforella organisaatiomuotoilun, asiakaskeskeisen kulttuurin ja muutosjohtamisen asiantuntijana. Hänen intohimonaan on organisaatioiden uusien ilmiöiden oivaltaminen ja ratkaisujen luominen yhdessä asiakkaiden kanssa.

Anna Hannonen työskentelee dokumenttienhallinnan asiantuntijana ja tiiminvetäjänä Fingrid Oyj:lla. Hän tekee töitä sen eteen, että yrityksellä olisi edellytykset hallita ja hyödyntää tietoa tuottavasti koko sen elinkaaren ajan sekä varmistaa, että oikea tieto on helposti saatavilla oikeissa paikoissa.

Hinta: Jäsenille 450 € (+alv 24%) ja muille 550 € (+alv 24%).

Peruutusehdot: Osallistumisen voi maksutta peruuttaa 14 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitamme 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitamme koko osallistumismaksun. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.

Ilmoittautuminen:

Liikearkistoyhdistys järjestää 2.4.2019 teemapäivän tietojärjestelmistä Sokos Hotelli Presidentissä Helsingissä.

• Kuinka valitsen omalle organisaatiolleni sopivimman järjestelmän tiedonhallintaan?
• Mitä valinnassa tulee ottaa huomioon?
• Kuinka käytettävyyttä voi arvioida?
• Mitä vaikutuksia saavutettavuusdirektiivillä on järjestelmiin?
• Miten löytää toimivat ratkaisut dokumenttien hallintaan, asianhallintaan ja sähköiseen arkistointiin?
• Miltä modernit järjestelmät näyttävät ja kuinka ne toimivat?

Luvassa demoja, asiantuntijaluentoja sekä käytännön vinkkejä esiselvityksen ja järjestelmävalinnan tekemiseen. Mukana useita järjestelmätoimittajia.

Alustava ohjelma:

• 8.30: Ilmoittautuminen
• 9.00: Esiselvitys ja valmistautuminen hankintaan, Juha Anttila, IITC Oy
• 9.40: Käytettävyys, Janne Pitkänen, Adusso Oy
• 10.20: Tauko
• 10.50: Demo – CGI Virta
• 11.25: Demo – Fujitsu
• 12.00: Lounas
• 13.00: Demo – M-Files
• 13.30: Demo – Innofactor
• 14.00: Kahvi
• 14.20: Demo – Multi-Support
• 14.50: Saavutettavuusdirektiivi ja sen vaikutukset, Eficode Oy
• 15.30: Demojen arviointi ja kooste käytettävyyden sekä saavutettavuuden näkökulmista
• 16.00: Lopetus

Hinta: Jäsenille 450 € (+alv 24%) ja muille 550 € (+alv 24%). Ilmoittautumalla 28.2. mennessä vähennetään hinnoista 50 €.

Peruutusehdot: Osallistumisen voi maksutta peruuttaa 14 vrk ennen tilaisuutta. Muutoin veloitamme 100 euroa + alv 24 % toimistokuluina. Mikäli esteestä ei ilmoiteta, veloitamme koko osallistumismaksun. Tilaisuuden osallistujan voi vaihtaa.

Ilmoittautumislomake: